ЗАСІДАННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ від 02.05.2023

 

 

 

 КИЇВСЬКА ОБЛАСТЬ

ТЕТІЇВСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

РІШЕННЯ

 

   02 травня 2023 року                                                                            № 96

  

Про затвердження Інструкції про

порядок ведення обліку, зберігання,

використання і знищення документів та

інших матеріальних носіїв, що містять

службову інформацію у виконавчому

комітеті Тетіївської міської ради

 

Відповідно до статті 40, частини 6 статті 59 Закону України від 21.05.1997                  №  280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні» (зі змінами), Закону України від 13.0.2011 № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації» (зі змінами), враховуючи постанову Кабінету Міністрів України  від 19.10.2016 № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» (зі змінами), з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію у виконавчому комітеті Тетіївської міської ради, виконавчий комітет Тетіївської міської ради

В И Р І Ш И В:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію у виконавчому комітеті Тетіївської міської ради згідно з додатком.

2. Керівникам управлінь, відділів та секторів виконавчого комітету Тетіївської міської ради забезпечити дотримання підпорядкованими посадовими особами, які працюють з документами і матеріалами з грифом «Для службового користування», вимог Інструкції, зазначеної у пункті 1 цього рішення.

3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на першого заступника міського голови Кизимишина В.Й.

 

     Перший заступник

     міського голови                                                Василь КИЗИМИШИН                                             

                                                                                                 

                  Додаток

до рішення виконавчого комітету                      

Тетіївської міської ради

 від  02.05.2023 року   № 96

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення

документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову

інформацію у виконавчому комітеті Тетіївської міської ради

 

1. Загальна частина

 

1.1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у виконавчому комітеті Тетіївської міської ради (далі – виконавчий комітет міської ради).

1.2. З метою встановлення єдиного підходу в роботі з документами та іншими матеріальними носіями (далі – документи), що містять службову інформацію, рішенням виконавчого комітету Тетіївської міської ради створюється постійно діюча комісія з питань роботи зі службовою інформацією у виконавчому комітеті міської ради (далі – комісія), затверджуються її склад та положення про неї.

1.3. Основними завданнями комісії є:

- складання на підставі пропозицій структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі – перелік відомостей), і подання його на затвердження Тетіївському міському голові (далі – міському голові);

- перегляд документів з грифом «Для службового користування» (далі – «ДСК») з метою його підтвердження або скасування;

- розгляд документів з грифом «ДСК» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- проведення розслідування на підставі розпорядження міського голови фактів втрати документів з грифом «ДСК» та розголошення службової інформації;

- розгляд питання щодо присвоєння грифа «ДСК» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням посадових осіб, які підписують такий документ;

- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців, або які будуть їм передані.

До складу комісії включаються посадові особи, які допущені до роботи із  службовою інформацією.

1.4. Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини 2 статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», затверджується міським головою та оприлюднюється на офіційному сайті міської ради.

1.5. Посадові особи, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються міським головою, його першим заступником, заступником міського голови, та керівниками структурних підрозділів згідно з резолюцією до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших колегіальних органів, які не є посадовими особами виконавчого комітету Тетіївської міської ради, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі резолюції міського голови, його заступників.

1.6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на сектор діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства виконавчого комітету Тетіївської міської ради.

Облік, формування справ, зберігання, використання та знищення документів з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ» провадяться структурним підрозділом або відповідальною в виконавчому комітеті Тетіївської міської ради посадовою особою з питань надзвичайних ситуацій, оборонної та мобілізаційної роботи.

Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «ДСК», їх зберігання і використання.

1.7. Сектор діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства ознайомлює посадових осіб, а також членів колегіальних органів, які не є посадовими особами виконавчого комітету міської ради, з положеннями цієї Інструкції під підпис.

1.8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «ДСК». На документах, що містять службову інформацію з:

- мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка  - «Літера «М»;

- питань криптографічного захисту службової інформації – відмітка «Літера «К»;

- питань спеціальної інформації – відмітка «СІ».

Категорії документів, на яких проставляється відмітка «Літер «К», визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі –Адміністрація Держспецзв’язку).

1.9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «ДСК» вирішується його виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини 2 статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» або комісією у випадках, передбачених пунктом 1.3 цієї Інструкції.

1.10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «ДСК» особи, зазначені в пункті 1.9. цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині 1 статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною 2 статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «ДСК» може бути розглянуто комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

1.11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

1.12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання у виконавчому комітеті міської ради порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на керівництво міської ради.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

1.13. Під час роботи з документами з грифом «ДСК» застосовуються положення національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «ДСК» у виконавчому комітеті міської  ради здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

1.14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.

1.15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою «Літер «К», засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

1.16. У разі ліквідації виконавчого комітету міської ради рішення про подальше користування документами з грифом «ДСК» приймає ліквідаційна комісія.

 

2. Приймання та реєстрація документів

 

2.1. Приймання та реєстрація документів з грифом «ДСК» та з грифом «ДСК», які містять відмітку «Літер «М», крім документів, зазначених у пункті 2.5 цієї Інструкції, здійснюється централізовано сектором діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства.

2.2. У разі надходження у неробочий час конвертів (пакувань) з документами з грифом «ДСК», вони не приймаються виконавчим комітетом міської ради, оскільки у приміщенні відсутній черговий.

2.3. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «ДСК» до виконавчих органів, в яких не передбачене цілодобове чергування.

2.4. Вхідна кореспонденція з грифом «ДСК» розкривається посадовою особою сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, відповідальною за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначених на конверті (пакуванні) та у супровідному листі.

2.5. У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом «ДСК» з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації конверти (пакування) з відмітками «Літер «К» та «СІ», що надійшли до сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, передаються нерозкритими виконавчим органам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт у виконавчому комітеті міської ради, під розписку в журналі обліку пакетів (пакувань) із зазначенням дати їх отримання.

2.6. За відсутності вкладень або порушення цілісності документів з грифом «ДСК» (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції   у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі організаційно-кадрової роботи та загального діловодства.

2.7. Надіслані не за адресою документи з грифом «ДСК» повертаються відправникові без їх розгляду.

2.8. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «ДСК» на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (пакування) з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ», а також з відміткою «Особисто», відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакуванні) із зазначенням порядкового номера конверта (пакування) за журналом обліку конвертів (пакувань) та дати його одержання.

2.9. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

2.10. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «ДСК» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад:

 

«154/06-09 ДСК; 02.2-13/06 ДСК; 123 ДСК».

 

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М» або «СІ», наприклад:

 

«М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК».

 

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

 

«До вх. 1172/02.2-14 ДСК від 01.09.2018».

 

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка – відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

2.11. Реєстрація документів з грифом «ДСК» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 до Інструкції, на картках або в електронній базі даних.

2.12. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5 до Інструкції.

За необхідності реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

 

 

3. Облік видань з грифом «ДСК»

 

3.1. Тираж видання з грифом «ДСК», підготовлений у виконавчому комітеті міської ради, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6 до Інструкції.

3.2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

 

 

4. Облік електронних носіїв інформації

 

4.1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться сектором діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства згідно з додатком 7 до Інструкції.

4.2. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «ДСК».

4.3. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

4.4. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 4.2, 4.3 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

4.5. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

4.6. Гриф «ДСК»  зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

4.7. Заміна електронного носія інформації з грифом «ДСК», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні виконавчого комітету міської ради та у присутності посадової особи, якій такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні виконавчого комітету міської ради для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом «ДСК», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

4.8. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «ДСК», проводиться у виконавчому комітеті міської ради у присутності посадової особи, якій такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – посадової особи, яка відповідає за забезпечення захисту інформації в установі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі селищної ради такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається посадовою особою, якій зазначений носій виданий в установленому порядку.

 

5. Друкування і розмноження документів

 

5.1. Друкування і розмноження у виконавчому комітеті міської ради документів з грифом «ДСК» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється спеціалістами виконавчого комітету міської ради, які мають допуск до роботи з такими документами.

5.2. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «ДСК» та номер примірника, наприклад:

 

«ДСК

Прим. № 2».

 

Виконавчий комітет міської ради, який є розробником документа з грифом «ДСК», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

 

«ДСК 

Прим. № 1

Копіюванню не підлягає».

 

Відмітки «Літер «М», «Літер «К», «СІ», номер примірника зазначаються нижче грифа «ДСК», наприклад:

 

«ДСК

Літер «М»

Прим. № 4»

 

або

 

«ДСК 

Літер «К»

Прим. № 2»,

або

 

«ДСК 

СІ

Прим. № 3».

 

5.3. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «ДСК», наприклад:

 

«ДСК 

Прим. № 4

Додаток до розпорядження

_______________________________

(найменування виконавчого органу)

___ ______ 20___ №____».

 

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

 

«Додаток:

довідка про виконання мобілізаційних завдань на 01 січня 2021 року № 08-25/52 ДСК на 5-ти арк., прим. № 2».

 

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «ДСК», під таким грифом ставиться позначка «(без додатка – відкрита інформація)», наприклад:

 

«ДСК

(без додатка – відкрита інформація)

Прим. № 1».

 

5.4. У друкованих виданнях гриф «ДСК» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

5.5. На звороті останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі виконавчого комітету міської ради, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей виконавчого комітету міської ради або реквізити акта комісії з питань роботи зі службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

 

«Надруковано три примірники.

Прим. № 1 – Управлінню комунального господарства

Прим. № 2 – Відділу з кадрової роботи

Прим. № 3 – до справи № 02.2-1».

 

5.6. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

 

«Прим. № 1-8 – за списком на розсилку;

Прим. № 9 – до справи № 02.2-1».

 

5.7. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

 

«Петренко 0627255555»

 

або

 

«Іваненко Іван Іванович 0627255555».

 

5.8. Після реєстрації створеного документа з грифом «ДСК» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

5.9. Розмноження документів з грифом «ДСК» здійснюється структурним підрозділом, визначеним розпорядчим документом виконавчого комітету міської ради, з дозволу міського голови або особи, яка його замінює, за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 до Інструкції або відповідно до резолюції селищного голови або особи, яка його замінює.

Керівник міської ради може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

5.10. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

5.11. Документ з грифом «ДСК», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 5.9 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

5.12. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9 до Інструкції.

 

 

6. Надсилання документів

 

6.1. Надсилання документів з грифом «ДСК»  іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур’єрською службою (кур’єрами), фельд’єгерським зв’язком, службами спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом «ДСК»  за допомогою підрозділів фельд’єгерського зв’язку або службами спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «ДСК») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

6.2. Електронні носії інформації та документи з грифом «ДСК», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом «ДСК»  надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «ДСК», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 5.3 цієї Інструкції.

6.3. Документи з грифом «ДСК», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.

6.4. На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

6.5. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «ДСК» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.4 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

6.6. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакуваннях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».

6.7. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

6.8. У разі надсилання документа, що має відмітку «Літер «К» або «СІ», його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Літер «К» або «СІ», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.3 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

 

 

7. Формування виконаних документів у справи

 

7.1. Виконані документи з грифом «ДСК» групуються у справи згідно із затвердженою у виконавчому комітеті міської ради зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «ДСК» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М», а документи з питань спеціальної інформації – до справ з відміткою «СІ».

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи у виконавчому комітеті міської ради, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі посадовою особою, відповідальною за виконання такого виду робіт.

7.2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «ДСК».

7.3. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «ДСК», проставляється відмітка «ДСК», наприклад:

 

«02.2-11 ДСК».

 

7.4. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «ДСК», у правому верхньому куті проставляється відмітка «ДСК».

7.5. У разі коли у виконавчому комітеті міської ради створюється понад 50 документів на рік з грифом «ДСК», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

7.6. У разі коли у виконавчому комітеті міської ради створюється менш  як 50 документів на рік з грифом «ДСК», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією виконавчого комітету міської ради з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України  від 08 серпня 2007 року № 1004.

7.7. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.8. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом  «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

7.9. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою посадової особи, яка безпосередньо з ними працює.

 

 

8. Користування документами

 

8.1. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «ДСК»  передаються посадовим особам відповідно до резолюцій міського голови або його заступників, керівників підрозділів виконавчого комітету міської ради.

Справи з грифом «ДСК», що зберігаються у секторі діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, видаються у тимчасове користування спеціалістам виконавчого комітету міської ради на підставі замовлення за формою, згідно з додатком 10 до Інструкції та резолюції міського голови, тим спеціалістам, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск спеціалістів до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого міським головою.

8.2. Справи та видання з грифом «ДСК» видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11 до Інструкції.

8.3. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

8.4. Під час приймання справи від посадової особи проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

8.5. Справи з грифом «ДСК», що зберігаються в архівному секторі (архіві) відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, видаються у тимчасове користування посадової особи інших структурних підрозділів селищної ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12 до Інструкції.

Про видачу справ з грифом «ДСК» з архівного сектору (архіву) відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення селищної ради.

8.6. Справи з грифом «ДСК» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

8.7. За наявності письмових клопотань державних органів влади або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «ДСК», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією селищного голови чи особи, яка його замінює, можуть видаватися працівникам державних органів влади.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

8.8. Копії документів та витяги з них засвідчуються завідувачем  сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, наприклад:

 

«Згідно з оригіналом

Завідувач  сектору діловодства відділу організаційно –

інформаційного забезпечення та діловодства (підпис) Н.В.Гріщенко

15 червня 2022 року».

 

8.9. Після ознайомлення з документами з грифом «ДСК» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

8.10. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «ДСК» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

8.11. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «ДСК», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи – розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

8.12. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «ДСК», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

 

 

9. Перегляд документів з грифом «ДСК»

 

9.1. Перегляд документів з грифом «ДСК» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «ДСК» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «ДСК» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

- справ для їх передачі до архівного сектору;

- документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання.

9.2. Рішення про скасування грифа «ДСК» чи його підтвердження приймається комісією.

9.3. За рішенням комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

9.4. Рішення комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу міським головою. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «ДСК»  або строк обмеження доступу до яких продовжено.

9.5. Про скасування грифа «ДСК» письмово повідомляються всі структурні підрозділи, установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії.

9.6. На обкладинках справ та документах гриф «ДСК» погашається спеціалістом сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

 

10. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

 

10.1. Експертиза цінності документів з грифом «ДСК» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом «ДСК» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

- наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

- номери великоформатних аркушів;

- номери конвертів з укладеннями;

- кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису спеціаліст, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою для документів. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом «ДСК» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

10.2. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «ДСК» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи  та у графі «Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».

10.3. Під час передачі справ з грифом «ДСК» на постійне зберігання     до архівного сектору виконавець разом з актом приймання-передачі справ, оформленим в установленому порядку, подає архівному сектору лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

10.4. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «ДСК», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ виконавчого органу в цілому.

10.5. Документи, справи, видання з грифом «ДСК», вилучені для знищення експертною комісією виконавчого комітету міської ради у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

10.6. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

 

«Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної комісії:

(підпис)   П.П. Петренко

(підпис)   І.І. Іваненко

(підпис)   С.С. Сидоренко

10 березня 2022 р.».

 

10.7. Після знищення документів з грифом «ДСК»  в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __».

 

11. Забезпечення збереженості документів

та проведення перевірки їх наявності

 

11.1. Справи з грифом «ДСК» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ виконавчого комітету Тетіївської міської ради до моменту їх передачі в архівний сектор відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства виконавчого комітету Тетіївської міської ради.

11.2. Документи і справи з грифом «ДСК»  зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються міським головою.

Зберігання документів і справ із грифом «ДСК» здійснюється посадовими особами виконавчого комітету міської ради , які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

11.3. Документи з грифом «ДСК»  можуть перебувати у спеціалістів виконавчого комітету міської ради на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 11.2 цієї Інструкції.

11.4. Передача документів з грифом «ДСК» структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради здійснюється через сектор діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах під розписку в журналі обліку.

11.5. Забороняється переміщення документів з грифом «ДСК»  з однієї справи до іншої без повідомлення сектору діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «ДСК» забороняється.

11.6. Документи з грифом «ДСК»  не дозволяється виносити за межі основної адміністративної будівлі виконавчого комітету міської ради, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основної адміністративної будівлі виконавчого комітету міської ради, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установі, розташованих у межах одного населеного пункту.

11.7. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «ДСК». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

11.8. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, міський голова або особа, яка його замінює, ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «ДСК» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох посадових осіб, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

11.9. Стан організації роботи у виконавчому комітеті міської ради з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «ДСК»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «ДСК» після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення роботи та склад комісії з питань її проведення визначаються рішенням виконавчого комітету Тетіївської міської ради.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «ДСК» з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

11.10. Результати перевірок оформляються актом за формою згідно з додатком 13 до Інструкції.

11.11. Посадова особа, якій стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт міського голову.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано.

11.12. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за рішенням міського голови може утворюватися спеціальна комісія.

11.13. Спеціальна комісія має право отримувати від посадових осіб виконавчого комітету міської ради письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

11.14. Члени комісії з питань роботи зі службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

11.15. За результатами розслідування, яке може тривати не довше одного місяця, складається акт, що підписується членами комісії або спеціальної комісії та подається міському голові на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією міського голови не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядження міського голови  про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

11.16. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

11.17. Відмітка про втрату документів вноситься сектором діловодства відділу організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

 

12. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

 

12.1. Рішення про можливість прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі – іноземці) приймається міським головою, його першим заступником, заступником міського голови, відповідно до розподілу обов’язків між ними.

12.2. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує відділ організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства, а в установі, де такий підрозділ відсутній, – посадова особа, визначена розпорядженням міського голови.

Програма прийому іноземців затверджується міським головою або його першим заступником, заступником міського голови, відповідно до розподілу обов’язків між ними.

12.4. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, міський голова своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

12.5. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «ДСК» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується міським головою.

12.7. Носії інформації з грифом «ДСК» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

12.8. У разі коли комісією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф «ДСК» підлягає перегляду відповідно до пункту 9.1 цієї Інструкції.

12.9. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу міського голови, якому відповідно до пункту 1.4 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого керівником на прийняття такого рішення.

12.10. У виконавчому комітеті міської ради, що здійснюють прийом іноземців, виділяються і обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.

12.11. Повноваження осіб виконавчого комітету міської ради, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями міського голови. Посадові особи виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

12.12. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території виконавчого комітету міської ради без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням міського голови супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

12.13. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується міським  головою.

12.14. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у секторі з діловодства відділі організаційно - інформаційного забезпечення та діловодства в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

12.15. Керівництво виконавчого комітету міської ради, що приймає іноземців, зобов’язане здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

12.16. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

 

 

 

 

     Перший заступник

     міського голови                                             Василь КИЗИМИШИН                                             

 

Додаток 1
до Інструкції

 

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
«Для службового користування»

Порядковий номер	Дата надходження конверта (пакування)	Найменування виконавчого органу (установи), з якої надійшов конверт (пакування)	Номери документів, що зазначені на конверті (пакуванні)	Підпис посадової особи, відповідальної за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (пакування), дата отримання	Примітка
1	2	3	4	5	6

 

Додаток 2
до Інструкції

Найменування виконавчого органу

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. № ______

Цей акт складений ______________________________________________________________                                                                       

(найменування посади керівника виконавчого органу)

________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ________________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

 

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого______________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень ________________________________________  

                                                      (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

 

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

________________________________________________________________________________________________________________________________

 

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях) з порушенням цілісності та пошкодженнями)

_____________ (підпис)

____________________ (ініціали та прізвище)

Додаток 3
до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування»

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента	Дата та реєстра-ційний індекс вихідно-го доку-мента	Автор документа	Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст	Кількість аркушів		Кількість та номери примір-ників	Резолюція або відпові-дальний викона-вець	Відміт-ка про розмно-             ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (надіс-лано)	Відмітка про взяття на контроль доку- мента та строк його вико-нання	Дата і підпис		Реєст-ра-ційний індекс справи, до якої підши-то доку-мент	Відміт-ка про зни-щення доку-мента
				доку-мента	додат-ка
										отри-мання	повер-нення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	11	13

 

 

Додаток 4
до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування»*

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс документа	Вид доку-мента та корот-кий зміст	Наймену-вання структур-ного підрозді-лу, прізвище та ініціали виконавця	Підстава віднесення   інформації   до категорії з обмеженим доступом	Підготовлено		Відправлено		Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ	Номер реєстру або дата отри-мання докумен-та і підпис виконав-ця	Відміт-ка про зни-щення доку-мента	Приміт-ка
				кількість примір-ників, їх номери	кіль-кість аркушів у кожно-му примір-нику	найме-нування устано-ви – одержу-вача докумен-та, струк-турного підрозді-лу	номер при-мірника
1	2	3	4	5	6	7	8	9	11	12	13

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

 

Додаток 5
до Інструкції

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18		19	20	21	22		23		24	25	26	27	28	29	30	31
Автор документа  (кореспондент)													Вид документа											Строк виконання
70 мм													70 мм											70 мм
Дата та реєстраційний індекс надходження																		Дата та реєстраційний індекс документа
105 мм																		105 мм
Номер примірника													Кількість аркушів											Кількість додатків
70 мм													70 мм											70 мм
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець
Позначка про виконання																			Розписка в одержанні документа
210 мм
Зворотний бік
Контрольні позначки
Примітки
фонд №														опис №												справа №
70 мм														70 мм												70 мм
210 мм

Додаток 6

до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом
«Для службового користування»*

По-рядко-вий номер	Назва видання	Надійшло			Розподіл			Додаткове виготовлення примірників			Повернення	Знищення
		звідки надійш-ло або де надру-ковано	реєстра-ційний індекс вхідного супровід-ного листа і дата	кіль- кість примір-ників та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата	кількість примір-ників та їх номери	кількість примір-ників та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)                    і дата	дата, номери примірни-ків	дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

 

 

_______________________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Додаток 7
до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації,
на які планується записувати службову інформацію*

Поряд-ковий номер	Облі-ковий номер	Дата взяття на облік	Вид електронного носія, серійний номер	Відмітка про видачу			Відмітка про повернення		Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа)	Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстрацій-ний індекс акта)	При-мітка
				наймену-вання структур-ного підрозділу	прізвище, ініціали виконавця	дата отри-мання носія і підпис вико-навця	прізвище, ініціали посадової особи	дата і підпис посадової особи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 

Додаток 8
до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ

________________________
( керівник)

_____________________________

 (підпис)       (ініціали та прізвище)

____  ________________ 20__р.

 

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа
з грифом «Для службового користування»

__________________________________________________________________________________

(вид документа)

__________________________________________________________________________________________

           (дата реєстрації)                                    (реєстраційний індекс)                          №  (номер примірника)

_________________________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику ________________________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, __________________________________

Особливі умови розмноження ___________________________________________________

Виконавець __________________________________________________________________

(ініціали  та прізвище)

 

_______________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_____________ (підпис)

_____________________ (ініціали та прізвище)

 

_________________________________ (найменування посади керівника служби діловодства)

_____________

_____________________

  ___  ____________ 20___ р.

 

Прийнято до виконання

__________________________________ (найменування посади посадової особи, що виконує роботи з розмноження документа)

_____________

_____________________

___  ____________ 20___ р.

 

 

Додаток 9
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів
з грифом «Для службового користування»

Поряд-ковий номер	Дата розмноження	Вид документа, його заголовок або короткий зміст	Дата та реєстрацій-ний індекс документа	Кількість аркушів	Кількість примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмно-ження	Дата видачі розмножених примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка отримує розмножені примірники, її підпис	Відмітка про знищення документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

 

 

Додаток 10
            до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ видачу справ _______________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу виконавчого органу, _____________________________________ який зберігає справи з грифом «Для службового користування»)      ___________       __________________________              (підпис)                     (ініціали та прізвище)        ___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом «Для службового користування»

__________________________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом «Для службового користування»)

 

Порядковий номер	Номер справи	Заголовок справи	Мета або підстава роботи з документами	Прізвище та ініціали посадової особи, якій видається справа
1	2	3	4	5

 

________________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу виконавчого органу, який здійснює замовлення справ)

______________ (підпис)

____________________ (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

 

Додаток 11
до Інструкції
 

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
«Для службового користування»*

 

Поряд-ковий номер	Назва справи або видання	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище посадової особи	Підпис і дата		Примітка
				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 12
до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ видачу справ _____________________________________ ( керівник) ___________   _________________________      (підпис)                     (ініціали та прізвище) ___  ____________ 20___ р.

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з архівного
відділу (архіву) виконавчого органу
від ___ __________ 20__ р. № _________

Прошу видати ________________________________________________________
          (прізвище, ініціали і найменування посади посадової особи, відповідальної за роботу із справами)

для _____________________________________________________________________

                (мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд	Номер опису	Номер справи	Заголовок справи	Кількість аркушів	Підпис замовника, який отримав справу	Підпис особи, відповідальної за архів виконавчого органу, якому повернута справа
1	2	3	4	5	6	7

 

____________________________________ (найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_________________ (підпис)

______________________ (ініціали  та прізвище)

 

___  ____________ 20___ р.

 

 

Додаток 13
до Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника виконавчого органу _________   ________________________       (підпис)                  (ініціали та прізвище) ___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі _____________________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

________________________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: _________________________________________________________________

                                      (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

_________________________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними.

 

У результаті проведення перевірки встановлено:

 

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) ________________________________________________________________________________.

              (кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні ______________________________________________________________________
                                              (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні ____________________________________________________________________.

 

2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), ______________________________________

________________________________________________________________________________.

 

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________________________________________
_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Голова комісії	_____________ (підпис)	_________________________ (ініціали та прізвище)
Члени комісії:
	_____________ (підпис)	_________________________ (ініціали та прізвище)