ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЙНО - ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, ТА ДІЛОВОДСТВА

Дата: 16.11.2023 14:31

Кількість переглядів: 248

                                                                          ПОЛОЖЕННЯ

   про відділ організаційно-інформаційного забезпечення

 та діловодства виконавчого комітету Тетіївської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Положення про відділ організаційно-інформаційного забезпечення та діловодства виконавчого комітету Тетіїської міської ради (надалі «відділ») встановлює єдині засади діяльності, завдання, обсяг посадових обов’язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу.

1.2. Відділ  є самостійним структурним підрозділом виконавчого комітету  Тетіївської міської ради, який утворюється міською радою, є підзвітним міській раді, підконтрольним та підпорядкованим виконавчому комітету міської ради, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету, секретарю міської ради, заступнику міського голови   згідно з розподілом функціональних повноважень.

1.3. Відділ не має статусу юридичної особи.

1.4. Положення про відділ затверджується виконавчим комітетом Тетіївської міської ради.

1.5. У своїй роботі відділ керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування» іншими законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Інструкцією з діловодства в органах місцевого самоврядування,  рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативно-правовими актами, та цим Положенням.

1.6. Відділ має скорочену назву – «Організаційний відділ».

2. Основні завдання, повноваження та функції відділу

Основними завданнями відділу є організаційно - інформаційне забезпечення діяльності міської ради та її виконавчого комітету, ведення діловодства та документообігу, ведення архівної справи, а також виконання інших функцій, передбачених законодавством України та цим Положенням.

Відповідно до покладених завдань та функцій відділ:

2.1. Готує та опрацьовує проекти рішень міської ради та розпоряджень міського голови з питань місцевого самоврядування, основної діяльності в межах здійснення власних повноважень;

2.2. Готує проекти розпоряджень про скликання сесій міської ради;

2.3.Здійснює реєстрацію проектів рішень, які надаються для формування порядку денного сесій міської ради;

2.4.Здійснює роботу щодо підготовки необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які виносяться на розгляд сесії міської ради;

2.5. Забезпечує депутатів міської ради сесійними матеріалами (порядок денний сесії, проекти рішень) та інше;

2.6. Повідомляє депутатів міської ради і доводить до відома населення інформацію про час і місце проведення сесії міської ради та питань, які виносяться на її розгляд;

2.7. Спільно з іншими відділами, управліннями виконавчого комітету міської ради приймає участь, відповідно до компетенції, у підготовці та проведенні культурно-масових заходів у громаді, бере участь в організації та проведенні громадських слухань, зустрічей міського голови;

2.8.Здійснює прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу;

2.9.Розглядає звернення громадян, установ і організацій з питань, що належать до компетенції відділу;

2.10. Здійснює контроль за виконанням рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови;

2.11. Забезпечує взаємодію із засобами масової інформації в межах повноважень;

2.12. Отримує та опрацьовує листи, які надходять на офіційну електронну адресу міської ради та забезпечує своєчасне отримання відповідної інформації керівництвом міської ради;

2.13. Здійснює роботу в автоматизованій системі управління документами в межах повноважень;

2.14. Здійснює взаємодію з структурними підрозділами міської ради через автоматизовану систему управління документами;

2.15. Здійснює, в межах повноважень, організаційні заходи щодо підготовки та проведення Всеукраїнських референдумів, виборів Президента України, депутатів Верховної Ради України, депутатів місцевих рад, міського голови;

2.16. Забезпечує публікацію в пресі, на офіційному веб-сайті міської ради офіційних документів, рішень ради та виконавчого комітету, розпоряджень голови, матеріалів про роботу сесій, постійних комісій, депутатську діяльність;

2.17. Спільно з іншими відділами забезпечує підготовку матеріалів для доповідей, виступів міського голови, його заступників перед аудиторією, в засобах масової інформації, висвітлення, у тому числі, на порталі міської ради офіційних документів ради та виконавчого комітету, рішень, розпоряджень голови, матеріалів про роботу сесій;

2.18. Готує пропозиції голові міської ради щодо інформаційної політики міської ради та діяльності засобів масової інформації в громаді, проводить опитування громадської думки щодо діяльності органу місцевого самоврядування; на підставі повідомлень інформаційних агентств готує інформаційно-аналітичні огляди найважливіших подій в області і державі;

2.19. Вивчає та узагальнює діяльність органів самоврядування через моніторинг публікацій в ЗМІ, аналізує форму і зміст роботи засобів масової інформації, вносить пропозиції щодо вдосконалення їх діяльності;

2.20. Організовує і проводить прес-конференції, брифінги, «круглі столи» з керівництвом органу місцевого самоврядування, керівниками комунальних підприємств та установ, засновником яких є міська рада;

2.21. Здійснює інформаційно-технічне забезпечення офіційного сайту міської ради, готує до випуску інформаційно-аналітичні вісники, інформаційні довідники, офіційні вітання у пресі з нагоди державних і професійних свят, вітальні телеграми, поздоровлення;

2.22. Залучає до висвітлення діяльності міської ради журналістів недержавної преси, власкорів національних видань;

2.23.Відповідає за своєчасне висвітлення (друкування) нормативних документів міської ради в засобах масової інформації;

2.24. Вживає заходів до розвитку національної складової мережі Інтернет, розширення спектра засобів і вдосконалення методів оприлюднення у мережі Інтернет об'єктивної соціально-політичної, економічної, освітньої, правової, науково-технічної та інших видів інформації про область та місто;

2.25.Вживає заходів до забезпечення розвитку та функціонування української мови як державної в усіх сферах суспільного життя;

2.26.Вносить пропозиції до проектів нормативно-правових актів, що розробляються міською радою, з основних напрямів державної інформаційної політики, проектів програм підтримки місцевих засобів масової інформації, забезпечення їх інформаційного супроводу;

2.27. Здійснює інформаційне забезпечення участі керівництва міської ради у проведенні «круглих столів», «гарячих ліній», інших виступів у засобах масової інформації, підготовку відповідних інформаційно-аналітичних довідок (матеріалів);

2.28. Готує тексти прес-релізів, інших повідомлень про основні заходи, що проводяться міською радою або за її участі.

2.29. Здійснює технічне обслуговування та супровід комп»ютерної техніки, забезпечення технічної готовності та безперебійної роботи комп’ютерного, серверного, мережевого та периферійного обладнання;

2.30. Забезпечує адміністрування веб-сторінок з висвітлення діяльності міської ради, виконавчого комітету;

2.31. Забезпечує створення та обслуговування інформаційних баз даних структурних підрозділів міської ради;

2.32. Здійснює розробку і впровадження планів та програм розвитку електронного урядування;

2.33. Забезпечує організацію роботи локальних мереж міської ради;

2.34. Здійснює профілактичні заходи та поточний ремонт комп'ютерної техніки;

2.35. Вносить керівництву міської ради пропозиції щодо встановлення, модернізації комп’ютерів та комп’ютерних мереж.

2.36. Організовує діловодство, забезпечує єдиний порядок роботи з документами в  Тетіївській міській раді та виконавчому комітеті відповідно до Інструкції з діловодства, надає практичну і методичну допомогу працівникам з питань ведення діловодства;

2.37. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, у тому числі ту, що надійшла електронною почтою, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде облік документів з контрольним терміном виконання;

2.38. Забезпечує роботу з документами в режимі електронного документообігу;

2.39. Здійснює реєстрацію, друкування та тиражування розпоряджень міського голови, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів Тетіївської міської ради;

2.40. Здійснює підготовку проектів рішень міської ради, її виконавчих органів та розпоряджень міського голови в межах компетенції відділу;

2.41. Розробляє Інструкцію з діловодства в Тетіївській міській раді та її виконавчих органах, та складає зведену номенклатуру справ;

2.42. Забезпечує правильність формування, оформлення і зберігання документів, що підлягають здачі до архівного сектору міської ради;

2.43. Забезпечує проведення перевірок щодо організації роботи з питань діловодства та організації документообігу в структурних підрозділах Тетіївської міської ради;

2.44. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, секретаря та керуючого справами виконкому щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів обласної та міської рад;

2.45.Надає необхідні матеріали для зустрічей міського голови із представниками засобів масової інформації, організовує проведення прес-конференцій, зустрічей в «прямому ефірі» посадових осіб місцевого самоврядування з метою інформування населення щодо важливих питань в громаді;

2.46. Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

2.47. Здійснює організаційний супровід роботи щодо оприлюднення та розгляду петицій;

2.48. Здійснює своєчасне опрацювання заяв, скарг, запитів на інформацію та надання відповідей на них в порядку та в терміни, визначені Законами України «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян» та іншими;

2.49. Здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян та запитів на інформацію;

2.50. Надає необхідну методичну та практичну допомогу в організації роботи із зверненнями громадян, запитами на інформацію в структурних підрозділах міської ради, підприємствах, закладах, установах, що належать до комунальної власності територіальної громади;

2.51.Узагальнює стан роботи із звернення громадян у виконавчому комітеті та подає на розгляд керівництву відповідну інформацію, готує і подає звіти з цих питань.

2.52. Забезпечує упорядкування документів, підготовку їх для передачі в архів;

2.53. Забезпечує формування та централізоване зберігання архівних документів;

2.54. Здійснює видачу відповідних архівних довідок, копій архівних документів, а також, в разі службової необхідності, забезпечує надання в тимчасове користування посадовим особам міської ради архівних документів для тимчасового користування;

2.55.Складає і подає на затвердження міському голові номенклатуру справ виконавчого комітету міської ради, забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, комплектування, збереження, якості опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності виконавчого комітету міської ради, передає документи на зберігання до архіву згідно з вимогами законодавства.

2.56. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, регламентом міської ради, виконує доручення міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами міськвиконкому в межах завдань покладених на відділ.

3. Права відділу

В межах своїх повноважень відділ має право:

3.1. Одержувати в установленому законодавством порядку від інших державних органів, структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

3.2. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами виконавчих органів міської ради, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

3.3. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до  компетенції відділу;

3.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції відділу;

3.5. Проводити аналіз стану виконання рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протокольних доручень, а також законодавчих та інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;

3.6. Вносити на розгляд міського голови пропозиції з питань роботи з персоналом та ведення діловодства у виконавчому комітеті міської ради, поліпшення роботи відділу;

3.7. Брати участь у роботі пленарних засіданнях міської ради, її постійних комісій, засіданнях виконавчого комітету, у нарадах і семінарах, що проводяться міською радою, з питань, віднесених до компетенції відділу.

3.8. Представляти відділ в установах, підприємствах, організаціях всіх форм власності, громадських організаціях з питань, пов»язаних з діяльністю відділу;

         3.9. На обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на відділ повноважень.

         3.10. Відділ може мати і інші права під час виконання покладених на нього обов»язків і функцій.

4. Організація роботи відділу

4.1. До структури відділу входять:

- начальник ;

- головний спеціаліст відділу;

- сектор організаційно-інформаційного забезпечення;

- сектор діловодства;

- архівний сектор;

4.2. Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади міським головою згідно з чинним законодавством України.

4.3. Працівники відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, правовий статус яких визначається Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування». Структура та чисельність відділу затверджується сесією міської ради. Працівники відділу виконують покладені на них обов’язки та функції згідно затверджених посадових інструкцій, Положень про відділ та сектори, цього Положення.

4.4. Виконавчий комітет Тетіївської міської ради зобов’язаний створити умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечити їх приміщеннями, телефонним зв’язком, сучасними засобами оргтехніки, транспортом для виконання службових обов’язків, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами та сприяти у належному виконанні працівниками відділу покладених на них повноважень.

4.5. З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття відповідних заходів, посадові особи зобов'язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу начальника відділу.

5. Правовий статус начальника відділу, його права і обов'язки

5.1.На посаду начальника відділу може бути призначена особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста, стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування чи державній службі на керівних посадах не менше 2-х років, або, виходячи із виконання виконавчим органом основних завдань та функцій, стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах управління не менше 3-х років, вільно володіє українською мовою.  

5.2. Начальник відділу:

- здійснює керівництво діяльністю відділу, забезпечує раціональний   та ефективний розподіл посадових обов'язків між працівниками відділу з урахуванням вимог щодо забезпечення захисту інформації та запобігання  зловживанням;

- забезпечує підготовку посадових інструкцій працівників відділу;

- погоджує (візує, підписує) документи та звітність, що відносяться до компетенції відділу;

- організовує роботу, складає плани роботи та забезпечує виконання завдань, покладених на відділ;

- має право підпису на бланках відділу, що створюються за необхідності.

- здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, посадової інструкції, а також покладених на нього завдань рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови;

5.3. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:

5.3.1. не виконання покладених на відділ завдань і здійснення своїх функціональних обов'язків відповідно до цього Положення та Посадової інструкції;

5.3.2.  не виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, контроль за виконанням яких покладено на відділ, а також за виконання розпоряджень і доручень міського голови;

5.3.3. своєчасну і достовірну підготовку та подачу інформації, звітів з питань, що входять до компетенції відділу;

5.3.4. дотримання у відділі Інструкції з діловодства в Тетіївській міській раді, її виконавчих органах.

5.4. На період відсутності начальника відділу (відпустка, відрядження, хвороба тощо) його обов'язки виконує посадова особа відділу визначена розпорядженням міського голови.

6. Права та обов’язки працівників відділу

6.1. Працівники відділу мають право:

- користуватися правами і свободами,  передбаченими Конституцією України, Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими актами законодавства на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;

- за дорученням міського голови представляти інтереси міської ради в підприємствах, установах та організаціях, органах влади з питань, що належать до його компетенції;

- отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов'язків та завдань;

- в установленому в міській раді порядку отримувати від працівників структурних підрозділів міської ради інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;

- за погодженням з керівництвом міськради залучати інших працівників міської ради з метою забезпечення виконання покладених на нього завдань;

 - вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи.

6.2. Працівники відділу наділені і іншими правами, визначеними посадовими Інструкціями.

6.3. Працівники відділу зобов'язані:

- забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

- дотримуватись вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Правил внутрішнього трудового, службового розпорядку Тетіївської міської ради, вимог етичної поведінки, норм, правил (положень, інструкцій) з цивільного захисту (Кодекс цивільного захисту України), охорони праці, протипожежної безпеки, техніки безпеки, дій у надзвичайних ситуаціях, використання комп'ютерної техніки;

- не розголошувати персональні дані, інформацію з обмеженим доступом (конфіденційну, службову), які стали відомі в процесі виконання службових обов'язків, опрацювання документів;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, міської ради в цілому;

- постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

7. Відповідальність

7.1. Працівники відділу відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», антикорупційного законодавства України, несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики, поведінки посадової особи органу місцевого самоврядування та обмежень, пов'язаних із прийняттям на службу та її проходженням.

8. Прикінцеві положення

8.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету. Граничну чисельність відділу затверджує міська рада, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує міський голова.

8.2. Керівництво міської ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними робочими місцями, місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.

8.3. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.

Секретар міської ради                                       Наталія ІВАНЮТА

« повернутися