ІНСПЕКТОР ПРАЦІ ПОВІДОМЛЯЄ ПРО ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ НАЙМАНИХ ПРАЦІВНИКІВ
Оформлення найманих працівників
При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.
Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):
- укладення трудового договору;
- оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;
- повідомлення фіскальної служби.
Укладення трудового договору
Трудовий договір із фізичною особою укладається в письмовому вигляді (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Причому використовувати можна встановлену форму, затверджену Наказом Мінсоцполітики № 260, видаливши дані про центр зайнятості. За потреби можна додати до договору певні пункти, але вони не повинні погіршувати умови праці робітника (ст. 9 КЗпП).
Для укладення договору працівник повинен надати:
- заяву про прийняття на роботу. В ній вказують дату прийняття, посаду чи обов’язки, а також вид роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом тощо);
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (якщо є).
Якщо для виконання роботи потрібна відповідні освіта чи кваліфікація або підтвердження того, що працівнику за станом здоров’я не протипоказане виконання цього виду робіт, працівник повинен надати (ч. 2 ст. 24 КЗпП):
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- документ про стан здоров’я;
- інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.
Повідомлення ДФС
Повідомити про прийняття працівників ДФС, де ви перебуваєте на обліку. Повідомлення подається до початку роботи працівника за встановленою формою (додаток до Постанови КМУ № 413) одним із таких способів:
- за допомогою електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
- у паперовому вигляді разом із копією в електронній формі (на диску або флешці);
- тільки в паперовому вигляді, якщо найманих працівників у вас не більше п'яти.
У повідомленні треба вказати:
- податковий номер (РНОКПП) (раніше — ІПН) ФОП або серію та номер паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;
- ПІБ підприємця;
- тип: «початкове» або «скасовуюче». Скасовуюче повідомлення подається, якщо припустилися помилки в початковому або якщо працівник передумав приступати до роботи, а ви вже встигли подати в ДФС повідомлення про його прийняття на роботу;
- категорію працівника: «1» — працівник із трудовою книжкою; «2» — без трудової книжки (у разі прийняття на роботу за сумісництвом);
- податковий номер (РНОКПП) працівника чи серію та номер його паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;
- ПІБ працівника;
- номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
- дату початку роботи.
У підсумковій частині повідомлення проставляєте дату і кількість заповнених рядків на аркуші (відповідає кількості прийнятих працівників) і номер аркуша (якщо приймаєте багато працівників та їхні дані не вміщаються на одному аркуші).
Дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і фактична дата початку роботи різні.
Не треба подавати повідомлення в ДФС, якщо із працівником укладено цивільно-правовий договір.
Інші органи сповіщати про прийняття працівників не потрібно.
Ведення кадрової документації
Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.
Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:
- документи, що регламентують порядок використання найманої праці (правила внутрішнього трудового розпорядку);
- документи обліку робочого часу (табель обліку робочого часу);
- накази (розпорядження) про прийняття та звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).
До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників відносяться: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (п. 1.6 Інструкцій за статистикою кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286). Вище перелічену первинну облікову документацію повинен вести і підприємець, оскільки положення Інструкції поширюються і на цю категорію працедавців. Складання штатного розпису потрібне в роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийом, переведення на іншу роботу працівників, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.
Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення і оплату праці.
Підприємець не повинен вести:
- книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
- книгу обліку руху трудових книжок (п. 7.1 Інструкції № 58 стосується тільки підприємств).
